Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie die Website scribewing.app besuchen oder die Diktier-App Scribewing nutzen. Die Abschnitte 7 bis 12 betreffen das Konto und die App. Sie gelten ab dem Start von Scribewing.

1. Verantwortlicher

Schild Roth SEO Agentur GmbH

Bismarckstr. 1-3

50672 Köln

Deutschland

• Vertreten durch: Timothy Scherman (Geschäftsführer)
• Telefon: 0221 / 29850420
• E-Mail: support@scribewing.app

Fragen zum Datenschutz und Anliegen zu Ihren Rechten richten Sie bitte an die genannte E-Mail-Adresse.

2. Das Wichtigste im Überblick

• Die Website setzt kein Tracking, keine Analyse und keine Werbung ein. Sie lädt keine Schriften, Skripte, Karten oder Videos von Dritten.
• Die Website liegt auf einem Server in Deutschland.
• Ihr Diktat wird per TLS verschlüsselt übertragen. Es läuft über unseren Server in der EU an einen Spracherkennungsdienst in der EU.
• Wir speichern kein Audio.
• Der Import aus Ihrem Postfach wird lokal auf Ihrem Gerät ausgewertet. Übertragen werden nur die Begriffe, die Sie bestätigen.

3. Besuch der Website und Server-Logdateien

Wenn Sie die Website aufrufen, verarbeitet der Webserver technische Daten. Das sind insbesondere: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem.

Wir brauchen diese Daten, um die Website auszuliefern, Störungen zu beheben und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und stabile Betrieb der Website.

Die Website wird bei der Keyweb AG in Deutschland gehostet. Die Logdateien werden nur für einen begrenzten Zeitraum gespeichert und danach gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit sie zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls nötig ist. Wir führen die Logdaten nicht mit anderen Daten zu Ihrer Person zusammen.

4. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Die Website setzt keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken. Sie verwendet nur ein technisch notwendiges Cookie des Werkzeugs zur Einwilligungsverwaltung. Dieses Cookie speichert Ihre Auswahl im Einwilligungsdialog, damit wir Sie nicht bei jedem Seitenaufruf erneut fragen müssen.

Rechtsgrundlage für das Speichern dieses Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Rechtsgrundlage für die anschließende Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweis einer Einwilligung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Sollten wir künftig Dienste einsetzen, die eine Einwilligung brauchen, fragen wir Sie vorher über den Einwilligungsdialog. Sie können Ihre Auswahl dort jederzeit ändern.

Für die Verwaltung Ihrer Einwilligungen setzen wir das Einwilligungs-Werkzeug „Borlabs Cookie“ ein. Es läuft auf unserem eigenen Server; dabei werden keine Daten an den Hersteller übermittelt. Das Werkzeug speichert Ihre Auswahl in einem technisch notwendigen Cookie (borlabs-cookie) in Ihrem Browser, damit Sie nicht bei jedem Seitenaufruf erneut gefragt werden. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Fuß der Seite ändern. Derzeit setzt die Website keine einwilligungspflichtigen Dienste ein.

5. Formular „Früher Zugang“

Über das Formular können Sie sich für eine Benachrichtigung zum Start von Scribewing eintragen. Wir verarbeiten dabei:

• Ihre E-Mail-Adresse (Pflichtangabe),
• Ihr Betriebssystem (freiwillige Angabe),
• Ihre Einwilligung, den Zeitpunkt der Einsendung und die Adresse der Seite, von der das Formular gesendet wurde, als Nachweis. Die IP-Adresse und die Browserkennung speichern wir zu Ihrer Einsendung nicht.

Zweck ist eine einmalige Benachrichtigung zum Start und zum Zugang zur App. Wir verwenden die Angaben nicht für andere Werbung und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Eine E-Mail an support@scribewing.app genügt. Die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig.

Die Einsendung wird in der Datenbank der Website gespeichert und per E-Mail an unser Postfach support@scribewing.app gesendet. Website und Postfach liegen auf demselben Server der Keyweb AG. Wir löschen die Angaben, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder wenn wir Sie benachrichtigt haben und der Zweck erreicht ist.

6. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, den Inhalt Ihrer Nachricht und die technischen Daten der E-Mail. Zweck ist die Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag oder dessen Anbahnung geht. In allen anderen Fällen ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Beantwortung von Anfragen.

7. Konto, Anmeldung und Nutzungsmengen

Für die Nutzung der App brauchen Sie ein Konto. Wir verarbeiten dafür Ihre Kontodaten. Das sind insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Tarif, die Kennung Ihres Kontos, Ihre angemeldeten Geräte sowie Zeitpunkte von Registrierung und Anmeldung.

Die Anmeldung läuft über den Anmeldedienst Auth0 des Anbieters Okta. Auth0 verarbeitet Ihre Anmeldedaten und technische Daten zur Anmeldung, zum Beispiel IP-Adresse und Zeitpunkt. So lassen sich Konten schützen und Missbrauch erkennen.

Wir zählen außerdem Ihre Nutzungsmengen, also diktierte Wörter und Stunden. Wir brauchen diese Zahlen, um die Kontingente Ihres Tarifs zu berechnen und anzuzeigen.

Wenn die App mit unserem Server kommuniziert, fallen technische Verbindungsdaten an. Dazu gehören IP-Adresse, Zeitpunkt, Version der App und Betriebssystem. Wir verwenden sie für Betrieb, Fehlersuche und Sicherheit.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag über die Nutzung von Scribewing). Für die Sicherheit des Dienstes ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. Zahlung und Abrechnung

Zahlungen für kostenpflichtige Tarife wickelt der Zahlungsdienstleister Stripe ab. Ihre Zahlungsdaten geben Sie im Bestellvorgang bei Stripe ein. Stripe verarbeitet insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Zahlungsart und Zahlungsdaten, Betrag und Zeitpunkt. Unternehmer geben zusätzlich Firma und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an.

Wir erhalten von Stripe die Angaben, die wir für Vertrag und Buchhaltung brauchen. Dazu gehören der Status der Zahlung, der gebuchte Tarif und die Rechnungsdaten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Aufbewahrung von Rechnungen und Buchungsbelegen ist es Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit dem Handels- und Steuerrecht. Stripe verarbeitet einzelne Daten auch in eigener Verantwortung, zum Beispiel zur Betrugsvorbeugung und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten. Näheres steht in der Datenschutzerklärung von Stripe.

9. Diktat: Verarbeitung von Audio und Text

Scribewing wandelt Ihre gesprochene Sprache in Text um. Die Erkennung läuft nicht auf Ihrem Gerät, sondern auf Servern. Der Weg Ihrer Daten sieht so aus:

1. Sie starten die Aufnahme mit der Taste und sprechen. Die App nimmt nur während der Aufnahme Audio auf.
2. Die App überträgt das Audio per TLS verschlüsselt an den Server von Scribewing in der EU.
3. Unser Server leitet das Audio per TLS an den Spracherkennungsdienst AssemblyAI weiter. Wir nutzen dafür den EU-Endpunkt von AssemblyAI. Unser Server speichert das Audio nicht.
4. AssemblyAI erkennt den Text und bereinigt ihn automatisch (Satzzeichen, Groß- und Kleinschreibung, Absätze).
5. Der Text läuft über unseren Server zurück an die App. Die App fügt ihn in die Anwendung ein, die auf Ihrem Gerät gerade aktiv ist.

AssemblyAI wird für uns als Auftragsverarbeiter tätig und verarbeitet Audio und Text, um die Spracherkennung zu erbringen. Den Namen nennen wir hier, damit Sie den Empfänger Ihrer Daten kennen.

Verarbeitet werden Ihre Stimme als Audiosignal, der Inhalt des Gesprochenen und der erkannte Text. Der Inhalt bestimmt sich allein nach dem, was Sie diktieren. Bitte diktieren Sie Angaben über andere Personen nur, wenn Sie dazu berechtigt sind.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Enthält Ihr Diktat Angaben über Dritte und nutzen Sie Scribewing beruflich, sind Sie für diese Angaben selbst verantwortlich. Für Team-Kunden bieten wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung an (siehe Abschnitt 11).

10. Vokabular und Postfach-Import

Sie können eigene Begriffe hinterlegen, zum Beispiel Fachwörter, Namen und Produktnamen. Wir speichern diese Begriffe in Ihrem Konto. Soweit es für die Erkennung nötig ist, übermitteln wir Begriffe zusammen mit dem Diktat an den Spracherkennungsdienst. Wenn Sie einen Begriff mit einer Sprechprobe trainieren, wird diese Sprechprobe wie ein Diktat verarbeitet.

Beim Import aus Dokumenten schlägt Ihnen die App Begriffe vor. In Ihr Vokabular kommen nur die Begriffe, die Sie übernehmen.

Beim Import aus dem Postfach wertet die App Ihre gesendeten E-Mails lokal auf Ihrem Gerät aus. An unseren Server werden nur die Begriffe übertragen, die Sie bestätigen. Ihre E-Mails selbst werden nicht an uns übertragen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können Begriffe jederzeit ändern oder löschen.

11. Team-Funktionen

Im Team-Tarif verarbeiten wir zusätzlich die Zugehörigkeit zu einem Team, Ihre Rolle im Team, Einladungen mit der E-Mail-Adresse der eingeladenen Person und das gemeinsame Team-Vokabular. Das Team-Vokabular ist für die Mitglieder des Teams nutzbar. Die Verwaltung des Teams sieht die Mitglieder, deren Rollen und die Angaben, die für Plätze, Kontingent und Abrechnung nötig sind.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber dem Team-Kunden und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gegenüber den Mitgliedern. Unser berechtigtes Interesse ist die Bereitstellung der Team-Funktionen.

Nutzen Sie Scribewing über ein Team Ihres Arbeitgebers oder Auftraggebers, kann dieser für die Verarbeitung der diktierten Inhalte verantwortlich sein. Wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Wenden Sie sich mit Fragen dazu bitte zuerst an die Verwaltung Ihres Teams.

12. E-Mails zum Vertrag

Wir senden Ihnen E-Mails, die für Konto und Vertrag nötig sind. Das sind zum Beispiel Bestätigungen, Hinweise zu Zahlung und Tarif, Einladungen in ein Team und wichtige Hinweise zum Dienst. Für den Versand nutzen wir den Dienstleister Brevo. Brevo verarbeitet dafür Ihre E-Mail-Adresse, den Inhalt der Nachricht und Zustelldaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Einen Newsletter versenden wir nicht.

13. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Auftragsverarbeiter dürfen Daten nur nach unserer Weisung und auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO verarbeiten.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder wenn es zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen nötig ist. Empfänger können dann Behörden, Gerichte, Steuerberater und Rechtsanwälte sein.

14. Übermittlung in Drittländer

Wir verarbeiten Ihre Daten auf Servern in der EU. Einzelne Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder gehören zu einer Unternehmensgruppe aus den USA. Das betrifft AssemblyAI, Okta (Auth0) und Stripe. Ein Zugriff aus einem Drittland lässt sich deshalb nicht ausschließen, zum Beispiel bei Wartung und Support.

Soweit Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO) oder geeigneter Garantien (Art. 46 DSGVO). Für die USA kommt der Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework in Betracht, soweit der Empfänger dort zertifiziert ist. Geeignete Garantien sind insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Auskunft über die jeweilige Grundlage erhalten Sie auf Anfrage.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist.

• Audio: Wir speichern es nicht.
• Kontodaten, Vokabular und Team-Daten: für die Dauer des Kontos. Nach der Löschung des Kontos löschen wir diese Daten, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht.
• Nutzungsmengen: solange wir sie für Kontingente und Abrechnung brauchen.
• Rechnungen und Buchungsbelege: für die gesetzlichen Fristen des Handels- und Steuerrechts. Diese betragen derzeit bis zu zehn Jahre.
• Einträge im Formular „Früher Zugang“: bis zum Widerruf oder bis der Zweck erreicht ist.
• E-Mails: solange es für die Bearbeitung nötig ist und gesetzliche Pflichten es verlangen.
• Server-Logdateien: für einen begrenzten Zeitraum (siehe Abschnitt 3).

Wie lange unsere Dienstleister Daten in ihren Systemen vorhalten, richtet sich nach unseren Vereinbarungen mit ihnen und nach deren Dokumentation. Auskunft dazu geben wir Ihnen auf Anfrage.

16. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an support@scribewing.app.

17. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Sie können sich an die Behörde Ihres Wohnorts wenden. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestr. 2-4

40213 Düsseldorf

Telefon: 0211 / 38424-0

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

18. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Ohne E-Mail-Adresse können wir aber kein Konto anlegen und Sie nicht benachrichtigen. Ohne die Übertragung von Audio ist die Spracherkennung nicht möglich.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

19. Stand und Änderungen

Stand: November 2026.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website, die App oder die Rechtslage ändern. Es gilt die Fassung, die auf dieser Seite abrufbar ist. Weitere Informationen zur Sicherheit finden Sie auf der Seite Datenschutz und Sicherheit.